OKR e Scrum – PET EEL

O que é OKR e Scrum?

OKR e Scrum são metodologias ágeis utilizadas principalmente na definição e acompanhamento de metas para equipes. Enquanto os OKRs são mais relacionados à parte de definição dos objetivos, o Scrum se aplica na parte de como organizar, medir e dividir o trabalho para que o resultado desejado seja atingido.

Ambas as metodologias são muito utilizadas em empresas de tecnologia e desenvolvimento de software, ambientes nos quais frequentemente ocorrem mudanças de escopo em projetos e é esperado uma resposta rápida da equipe para dar continuidade com os mesmos.

Como definir OKRs?

E como eles podem ajudar e motivar uma equipe?

Imagine um clube de futebol. No planejamento da temporada, o presidente informa aos demais que o clube encontra-se pressionado pelos donos a dar retorno financeiro. Com esse objetivo, são definidos os seguintes resultados chave:

Ser campeão nacional;
Ter uma lotação média de 75% da capacidade do estádio nos jogos em casa.

Com esses resultados chave definidos para todo o clube, o treinador da equipe e o diretor futebol focam em tornar cada um desses resultados chave um objetivo para sua área. O objetivo da equipe, regida pelo treinador, será de sagrar-se campeão nacional. Para atingir tal objetivo, foram definidos três resultados chave:

Ter a defesa menos vazada da competição;
Ter uma média de posse de bola maior que 60%;
Ter uma taxa de conversão de finalizações maior do que 20%.

Já a diretoria de futebol do clube terá como objetivo atingir uma lotação média de 75% do estádio. Para atingi-la, deverão cumprir os seguintes resultados chave:

Contratar 3 jogadores de renome internacional;
Ter 2 jogos por mês transmitidos em rede nacional aos domingos;
Promover na mídia 2 principais jogadores do time

Ramificando ainda mais essa cadeia de objetivos e resultados chave, dentro da equipe, os três resultados chave se tornam objetivos para as áreas de defesa, meio campo e ataque, respectivamente. Para os defensores, com o objetivo de ter a defesa menos vazada da competição, o resultado chave será ter uma média de 25 desarmes por partida. Já os meio campistas terão como objetivo ter uma média de posse de bola maior que 60% e, como resultado chave, ter 75% de acerto nos passes. Por fim, os atacantes terão como objetivo ter uma taxa de conversão de finalizações maior que 20% e, como resultado chave, participar de 2 seções de treino específico de finalização por semana.

Já deu pra ter uma ideia de como a metodologia funciona, certo? Partindo de um objetivo geral para toda a equipe, esse objetivo divide-se em resultados chave que, por sua vez, tornam-se objetivos para um subgrupo da equipe, que definirá seus resultados chave e assim por diante. Esse processo em cascata varia de acordo com o tamanho da equipe e a complexidade dos objetivos, podendo ter mais ou menos níveis.
Em geral, costuma-se atribuir entre 3 a 5 resultados chave por objetivo. Dessa forma os esforços ficam concentrados no que realmente importa, sem causar dispersões. Além disso, é importante que os resultados chave possam ser medidos de forma a não depender do julgamento de determinado indivíduo, mas de maneira universal.
Você pode me perguntar “mas o que seria um jogador de renome internacional?” Para utilizar um resultado chave como esse, é importante definir tudo o que não está explícito no texto. Dessa forma, o clube poderia definir que um jogador de renome internacional é um jogador que foi campeão jogando como titular em uma das seguintes ligas: espanhola, inglesa, italiana e francesa. Pronto! Problema resolvido.

O papel dos OKRs na motivação

Conforme explicado acima, o objetivo geral da equipe pode ser dividido em vários outros níveis. Isso, por sua vez, tornará quem está ativamente trabalhando nas atividades que levarão o grupo em direção aos objetivos mais próximos dos mesmos. Tendo seu trabalho metrificado, como define a metodologia dos OKRs, o trabalhador consegue ver de que forma as atividades que são realizadas por ele no dia-a-dia contribuem para o objetivo geral, fazendo com que fique motivado por ver os frutos do seu esforço. Se você ficou curioso a respeito do assunto, leia mais a respeito aqui.

E o Scrum, para que serve?

Tão importante quanto definir bons objetivos é ter meios de alcançá-los

Resumindo em uma frase, o Scrum é uma metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos. Mas o que exatamente isso significa? Na prática, o Scrum consiste em uma série de práticas com o objetivo de manter as equipes de desenvolvimento alinhadas, cientes do que os colegas estão fazendo, do que cada um precisa fazer e de como essas atividades impactarão para o andar do projeto.

O time do Scrum pode ser dividido em três principais atores:

o Scrum Master;
o Product Owner;
e o Time de Desenvolvimento.

O Scrum Master desempenha um papel majoritariamente de facilitador. Sua função é garantir que a metodologia esteja “rodando lisa”, com todas as partes tendo tudo o que precisam para desempenhar bem seu papel. É também por liderar e treinar sua equipe no que envolve a adoção e uso do Scrum.
O Product Owner (PO) atua como um tradutor de objetivos em tarefas. É o responsável por ter um profundo entendimento dos objetivos que ele e seu time de desenvolvimento estão incumbidos e, assim, designar as tarefas para cada membro a fim de que se atinja o máximo de eficiência da equipe. É ele também quem define os backlogs de produto e de sprint, que traduzem-se como “o que precisamos fazer para o terminar o projeto” e “o que vamos fazer nesse sprint para terminar o projeto”. Termos como sprint e backlog ficarão mais claros quando falarmos sobre os artefatos do Scrum.

Por fim, mas não menos importante, o Time de Desenvolvimento é quem efetivamente põe a mão na massa e realiza as atividades definidas pelo PO. São idealmente equipes multidisciplinares, sem necessidade de divisão funcional, que são capazes de desenvolver todas as partes de um projeto. Essa organização foge um pouco da divisão por setor/áreas de competência que talvez estejamos acostumados a ver. Em vez disso, o time de desenvolvimento do Scrum conta com a variedade de profissionais e competências para levar um projeto do início ao fim (aqueles com escopo fechado, diga-se de passagem).

Os artefatos e eventos do Scrum

O Scrum é uma metodologia com diversos rituais e procedimentos. Apesar disso, não se preocupe em decorar o nome e a função de todos logo de início, isso é algo que virá naturalmente com tempo e prática. Começando pelos eventos, podemos elencar os três principais:

Reunião de planejamento/Revisão;
Sprint;
Reunião diária.

Para entender melhor como esses eventos ocorrem e quais suas finalidades, é preciso falar também dos principais artefatos do Scrum. São eles:

Backlog de produto;
Backlog de produto/projeto;
Incremento.

Agora que estão todos listados, podemos começar com a explicação. O Scrum não tem um ponto inicial ou final muito bem definido, uma vez que é um processo iterativo, cuja frequência é a duração de cada sprint. Mas o que é uma sprint? Sprints são, de maneira direta, o intervalo de tempo entre cada reunião de planejamento. Sua duração pode ser definida da maneira que mais fizer sentido para a organização que está adotando a metodologia, mas em geral varia de uma a poucas semanas.
Nas reuniões de planejamento são definidas as tarefas que serão executadas naquela sprint. No vocabulário do Scrum, seria mover uma tarefa do backlog de produto para o backlog de projeto. Lembra quando falamos sobre os backlogs ao explicar o papel do PO? Então, são eles os responsáveis por fazer essa designação das tarefas nessas reuniões.
O backlog de produto pode ser entendido como o conjunto de todas as iniciativas (tarefas) que precisam ser feitas para finalizar o projeto. Seja apertar o primeiro parafuso da montagem ou fazer os polimentos finais, essas iniciativas devem ser registradas nesse backlog. Ele pode ser atualizado pelo PO conforme surgirem novas demandas no projeto ou conforme o produto for amadurecendo e as tarefas ficando mais claras.
Com o backlog de sprint as coisas mudam um pouco. Seu objetivo é organizar todas as iniciativas que deverão ser realizadas naquela sprint pelo time de desenvolvimento. A alteração desse backlog deve ocorrer preferencialmente durante as reuniões de planejamento/revisão das sprints, já que esse é o momento no qual as tarefas serão designadas e explicadas ao time de desenvolvimento. As reuniões de revisão ocorrem entre reuniões de planejamento, conforme seja julgado necessário. Ao final de uma sprint, todas as iniciativas concluídas são chamadas de incremento do produto.
Por fim, as reuniões diárias são reuniões rápidas, comumente chamada de Stand Up meeting, que servem para que cada membro do time de desenvolvimento compartilhe com os demais as atividades que realizou no dia anterior, as que pretende realizar naquele dia e se está bloqueado em alguma atividade. O objetivo desse evento é promover maior transparência entre os membros do time e também solucionar possíveis problemas que podem vir a ocorrer por conta da falta de comunicação.