Estrutura Interna
Como dividimos a carga horária do grupo?
Os integrantes do PET executam 22 horas-aula semanais de atividades, sendo 9 dessas relacionadas às atividades de gestão interna e, nas demais, os membros dedicam-se às pesquisas.
Como são organizadas as atividades de gestão interna?
O PET EEL é dividido em 6 Grupos de Trabalhos (GT’s). No início de cada semestre é feito um Planejamento Estratégico onde cada GT estabelece objetivos para concluir ao longo do semestre, além de decidir quem vai participar de cada um desses grupos.
Utilizando o modelo de acompanhamento Scrum, quinzenalmente realizamos reuniões com os membros de cada GT para o repasse de atividades e avaliação dos resultados.
Além disso, toda quarta-feira às 12h, todos os membros realizam a Reunião Geral, mantendo o grupo sempre alinhado.
O coordenador do grupo é responsável por liderar, motivar, acompanhar e organizar os bolsistas para a execução das atividades do grupo e garantir que estejam dentro dos objetivos do programa. É dever do coordenador perceber as dificuldades do grupo e propor soluções, incentivar a participação de todos de forma ativa, representar o grupo PETEEL em atividades externas e perante a Pró-Reitoria, monitorar as atividades e zelar pelo cumprimento dos prazos das atividades definidas em reunião de planejamento, ligamento e desligamento de bolsistas e marcar, organizar e moderar reuniões gerais. Além disso, ele também é responsável por controlar e registrar todas as movimentações financeiras do grupo, realizar pagamento de contas e serviços contratados pelo PETEEL, comprar os materiais listados pelo grupo de qualidade e liberar e controlar reembolsos
O coordenador de Gestão Interna é responsável por acompanhar e auxiliar o coordenador geral em suas atividades e dar suporte a atividades do grupo. Dentre suas principais atividades estão registrar atas das reuniões do grupo, reservar locais e equipamentos para realização de atividades do grupo, gerenciar o email do grupo, organizar os seminários e cuidar, preservar, e documentar o espaço físico do grupo, utilizando a metodologia 5S e propondo aos membros as atividades necessárias para tal metodologia ser aplicada
Os membros do Qualidade são responsáveis pela gestão do conhecimento e pela capacitação interna do grupo. Cabe aos membros do GT de Qualidade fiscalizar o desempenho e comprometimento dos membros, o cumprimento de metas, edição e criação de documentos e atualização das ferramentas de informação. Além disso, Qualidade é responsável pela manutenção dos processos e conhecimentos gerenciais que contribuem ao bom funcionamento do grupo, como a WikiPET e este manual. O GT de Qualidade é encarregado da organização de treinamentos, rodas de conversa, mentorias internas,externas. e também a organização e realização do Processo seletivo aliado a todo o grupo. Ao coordenador de Qualidade cabe a orientação de todos esses procedimentos, a distribuição de tarefas e a idealização das formas de melhor cumprir as designações do GT.
Cabe ao GT de marketing a gestão e controle da imagem e propaganda do grupo. A manutenção atualizada do site, da página e do perfil do Facebook com notícias sobre o processo seletivo, exposição dos projetos internos, divulgação dos seminários abertos, minicursos e palestras e publicações da área de engenharia. A confecção de material gráfico e de divulgação, como camisetas e folders, também cabe ao Marketing. A coordenadoria do Marketing responsabiliza-se pela distribuição de tarefas e a verificação do cumprimento dessas, além de ser o principal responsável pela verificação das páginas e encomenda de material gráfico. Este membro, geralmente, recebe uma carga alta de trabalho durante o processo seletivo.
O GT de Extensão e Eventos é responsável pela organização de eventos, como: cursos, minicursos, palestras, debates, viagens técnicas, incluindo todos os aspectos de sua realização (contatos, divulgação, etc.). No âmbito de Extensão, o grupo é responsável por realizar atividades em parceria com empresas e instituições envolvendo os conhecimentos adquiridos pelos bolsistas ao longo da graduação
O GT de P&P é responsável pelo acompanhamento das pesquisas e projetos realizados pelo grupo, juntamente à gestão do conhecimento técnico do PET EEL. A forma como esse acompanhamento é feito cabe ao coordenador de P&P definir, escolhendo uma metodologia que se adeque ao grupo. Definir metas curtas e palpáveis para os projetos internos e realizar um acompanhamento mais amplo para as pesquisas em laboratório tem se mostrado eficaz, no entanto, os membros deste GT devem ficar atentos ao real cumprimento dessas metas e projetos. O coordenador de P&P é ainda o responsável por, caso necessário, conversar e orientar os membros quanto a suas pesquisas e projetos, no caso de dúvidas sobre para qual área migrar ou qual projeto escolher.